Załącznik  Nr 1  do 
Uchwały Nr X/115/03 Rady Miejskiej w Pile 
z dnia 24 czerwca 2003 roku

Tryb postępowania o przyznanie dotacji
z Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Pile,
sposób jej kontroli i rozliczenia

§ 1
Zasady ogólne: 
1.	Z budżetu gminnego funduszu mogą być przyznane dotacje wyłącznie na realizację zadań / przedsięwzięć / ujętych w załączniku nr 2 do niniejszej Uchwały. 
2.	Podstawą wystąpienia ubiegającego się o przyznanie dotacji zw. dalej Dotowanym jest skierowanie pisemnego wniosku do Prezydenta Miasta Piły. 
3.	Wniosek, o którym mowa w punkcie 2, może być składany przez: 
a)	osoby fizyczne i prawne prowadzące działalność gospodarczą na terenie gminy Piła 
b)	organizacje i stowarzyszenia pozarządowe działające na terenie gminy Piła 
c)	jednostki  organizacyjne  realizujące  przedsięwzięcia  służące  ochronie  środowiska a wynikające z programu zrównoważonego rozwoju gminy Piła. 
4.	Wnioski   przyjmowane  będą  w  terminie  do  30  września  roku  poprzedzającego  rok udzielenia dotacji. W przypadku szczególnie  uzasadnionym  zakresem przedsięwzięcia,  jego rangą i efektywnością uzyskanego wyniku  ekologicznego  wniosek  złożony w innym terminie może zostać uwzględniony i rozpatrzony. 
5.	Ubiegający się o dotację musi ponadto spełnić następujące warunki: 
a)	posiadać wpis do właściwego rejestru 
b)	posiadać własny rachunek bankowy 
c)	nie mieć zaległości w rozliczeniach publicznoprawnych 
d)	posiadać własne środki i kadrę gwarantującą wykonanie zadania. 
6.	Ubiegający się o  dotację  zobowiązany   jest   udokumentować   spełnienie   warunków wymienionych w punkcie 5.  

§ 2
Tryb przyznawania dotacji: 
1.	Projekt wydatków gminnego funduszu w formie dotacji na rok następny będzie przygotowywany na podstawie złożonych pisemnych wniosków. 
2.	Wnioski przedkładane będą Prezydentowi Miasta Piły w formie propozycji                         z określeniem wysokości przyznania dotacji i terminu realizacji przedsięwzięcia. 
3.	Przyjęte propozycje Prezydent Miasta Piły przedstawia Radzie Miejskiej w Pile celem zatwierdzenia.   
4.	Po uchwaleniu budżetu m. Piły przez Radę Miejską w Pile  Dotowany zostanie powiadomiony na piśmie ( promesa ) o wysokości przyznanej dotacji, sposobie                   i warunkach wykorzystania oraz rozliczenia przyznanych środków finansowych. 
5.	Środki przyznawane są wyłącznie na określone zadanie / przedsięwzięcia / i na określony czas ich realizacji. 
6.	Z Dotowanym, który otrzymał dotację zawierana jest umowa dotacji, określająca w szczególności: 
1)	tytuł zadania / przedsięwzięcia / na które udzielono dotację 
2)	wysokość przyznanej dotacji 
3)	termin zakończenia zadania / przedsięwzięcia / 
4	termin i sposób wypłaty środków finansowych 
5)	zakres uprawnień Prezydenta Miasta Piły związanych z wykorzystaniem udzielonej dotacji 
6)	zwrot przyznanej dotacji w przypadku nieprawidłowej realizacji umowy 
7)	tryb kontroli wykonywania zadania / przedsięwzięcia /
8)	inne warunki ustalone przez Strony (m.in. udział środków własnych). 
7.	Przekazanie przyznanych środków finansowych nastąpi w terminie 7-u dni, licząc od daty otrzymania od Dotowanego pisemnego zgłoszenia ( wraz z kserokopią faktury) o terminie płatności zaciągniętego zobowiązania, na które przyznano dotację. 
8.	Jeżeli Dotowanym jest przedsiębiorca w rozumieniu ustawy z dnia 30 czerwca 2000r. o warunkach dopuszczalności i nadzorowaniu pomocy publicznej dla przedsiębiorców (Dz. U. Nr 60, poz. 704 ze zmianami) to udzielanie dotacji temu przedsiębiorcy stanowi pomoc publiczną zgodnie z art. 4 pkt 1 cytowanej ustawy. 
9.	Dotowany, o którym mowa w punkcie 8 zobowiązany jest do przedłożenia  Prezydentowi Miasta Piły informacji dotyczącej pomocy udzielanej jemu w okresie trzech kolejnych lat poprzedzających dzień złożenia wniosku o dotację. 
10.	W przypadku, gdy kwota planowanej pomocy, wraz z pomocą udzieloną z tego samego tytułu w ciągu trzech ostatnich lat poprzedzających dzień tego udzielenia, w ramach tego samego tytułu przekracza równowartość kwoty 100 tys. euro, planowana pomoc jest dopuszczalna po spełnieniu warunków określonych w art. 5, 7 i 9 ustawy, o której mowa w punkcie 8. 
11.	Postępowanie o przyznanie dotacji jest jawne. 

§ 3
Sposób kontroli i rozliczenia przyznanej dotacji: 
1.	Przy wyborze wykonawcy zadania / przedsięwzięcia / oraz odbiorach prac                           ( przejściowych i końcowych ) – na które udzielono dotację - niezbędny jest udział przedstawiciela Prezydenta Miasta Piły na prawach członka komisji. 
2.	Rozliczenie zadania / przedsięwzięcia / częściowe bądź końcowe następuje po sporządzeniu protokołu zdawczo-odbiorczego i popisaniu go przez Strony, wymienione w umowie. 
3.	Rozliczenie dotacji Dotowany doręcza w formie pisemnej Prezydentowi Miasta Piły          w terminie określonym w umowie. 
4.	Wypłata lub przekazanie środków finansowych dokonywane jest po zaakceptowaniu dokumentów finansowych, potwierdzających powstałe koszty ( prac bądź zakupów )  realizowanego zadania / przedsięwzięcia /. Zakres rzeczowy faktur i rachunków musi być zgodny z harmonogramem rzeczowo-finansowym  zadania / przedsięwzięcia /.  
5.	Wypłata lub przekazanie środków finansowych następuje w wysokości faktycznie poniesionych i udokumentowanych kosztów do wysokości przyznanej kwoty dotacji. 
6.	Dotacja nie wykorzystana w określonym przez umowę czasie lub wykorzystana niezgodnie  z wnioskiem może być cofnięta. 
7.	Cofnięcie przyznanej dotacji następuje poprzez wypowiedzenie warunków umowy w razie stwierdzenia, że Dotowany: 
1)	nie przystąpił w terminie bądź odstąpił od realizacji celu, na który została udzielona dotacja 
2)	przyznane środki finansowe w całości lub w ich części zostały wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem 
3)	nie są spełnione warunki, określone w umowie. 
8.	Dotowany zobowiązany jest prowadzić, w celu rozliczenia dotacji, ewidencję księgową lub pozaksiegową w sposób umożliwiający określenie wartości i ilości usług, na które ustalono dotację. 
9.	Dotowany, który otrzymał dotację na realizację przedsięwzięcia, zobowiązany jest do zamieszczania informacji o tym w sprawozdaniach, w materiałach promocyjnych i informacyjnych, itp.  
10.	Ustala  się  następujący  tryb  i  sposób   kontroli   wykonywania   dotowanego   zadania / przedsięwzięcia /: 
1)	Prezydent Miasta Piły obowiązany jest do prowadzenia kontroli  w  zakresie wykonania umowy dotacji, w szczególności w zakresie: 
a)	osiągnięcia założonego celu 
b)	sposobu realizacji dotowanego zadania 
c)	terminów wykonania zadania 
d)	gospodarowania przekazaną dotacją ( celowość i oszczędność wydatków z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów ) 
e)	prowadzenia dokumentacji umożliwiającej ustalenie kosztów dotowanego zadania. 
2)	W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości w realizacji dotowanego zadania Prezydent Miasta Piły ma prawo żądania  przedstawienia w całości dokumentacji dotyczącej dotowanego zadania / przedsięwzięcia (lub też przeprowadzenia kontroli realizacji tego zadania/przedsięwzięcia) w siedzibie Dotowanego.  
11.	Prezydent Miasta Piły może cofnąć dotację poprzez wypowiedzenie warunków umowy w razie stwierdzenia, że: 
1)	Dotowany nie przystąpił w terminie lub odstąpił od realizacji celu, na który została udzielona dotacja 
2)	Środki  finansowe  w  całości  lub  w  ich  części  zostały  wykorzystane  niezgodnie z przeznaczeniem  
3)	nie są spełnione warunki, określone w umowie. 
12.	W przypadku wykorzystania na realizację zadania tylko części przekazanej kwoty dotacji – nie wykorzystana jej część podlega zwrotowi na wyodrębniony rachunek gminnego funduszu w terminie nie później niż 14 dni, licząc od daty zakończenia zadania. 
13.	W przypadku stwierdzenia, że kwota dotacji została wykorzystana niezgodnie z jej przeznaczeniem dotacja podlega zwrotowi na wyodrębniony rachunek gminnego funduszu w całości wraz z odsetkami ustawowymi, których bieg rozpoczyna się od dnia przekazania dotacji dotowanemu. 
14.	Wykorzystanie dotacji niezgodnie z przeznaczeniem wyklucza prawo do ubiegania się o przyznanie dotacji z gminnego funduszu przez kolejne trzy lata.